Đây là bài đăng của Mikita Mikado, đồng sáng lập & CEO của PandaDoc.
“Nó có thể rất khó khăn khi bạn nỗ lực hàng giờ để tạo ra đề xuất bán hàng bạn cho là hoàn hảo, gửi nó cho một khách hàng có vẻ quan tâm, và sau đó không nghe thấy gì. Đây là kinh nghiệm chung của nhiều doanh nghiệp, và tôi biết rõ sự thất vọng này. Trước khi đồng sáng lập PandaDoc với đối tác Serge Barysiuk, tôi đã điều hành một công ty phát triển web nơi chúng tôi xử lý hợp đồng và đề xuất hàng ngày. Quá trình này tốn thời gian, liên quan đến việc sao chép và dán dữ liệu khách hàng, tìm kiếm lời chứng thực và nghiên cứu trường hợp, và đánh dấu trong Excel để tính toán chi phí. Ngay cả sau khi đầu tư rất nhiều thời gian vào những tài liệu này, chúng tôi không chắc chắn liệu khách hàng có thực sự đọc chúng hay họ đã được gửi đến vực thẳm của email chưa mở”
Trong khi thị trường ngày nay tràn ngập thông điệp bán hàng và quảng cáo, không có gì lạ khi một số đề xuất bán hàng bị từ chối. Vì vậy, hãy xem xét kỹ hơn bốn yếu tố chính có thể ngăn cản khách hàng của bạn ký vào đề xuất bán hàng.
Hướng đi không rõ ràng trong bản đề xuất bán hàng
Đôi khi, trong một nỗ lực ngắn gọn, các tác giả đề xuất không cung cấp đủ sự rõ ràng. Dễ dàng bỏ qua các chi tiết quan trọng như lý do tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn vượt trội so với các tùy chọn khác có sẵn, hoặc cách giải pháp của bạn hoạt động cụ thể. Khách hàng cần thấy một con đường rõ ràng từ điểm A đến điểm Z, hiểu các bước họ phải thực hiện để có được giá trị hứa hẹn trong một đề xuất.
Làm nổi bật các điểm bán hàng độc đáo
Để giải quyết vấn đề này, hãy đảm bảo rằng đề xuất của bạn phác thảo rõ ràng các điểm bán hàng độc đáo của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Thông báo rõ ràng những gì đặt bạn khác biệt với đối thủ cạnh tranh và tại sao đề nghị của bạn là sự lựa chọn tốt nhất. Sử dụng ngôn ngữ thuyết phục và bằng chứng thuyết phục để hỗ trợ các tuyên bố của bạn. Điều này có thể bao gồm lời chứng thực, nghiên cứu trường hợp, hoặc dữ liệu chứng minh hiệu quả của giải pháp của bạn.
Đưa ra kế hoạch từng bước
Để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc không chắc chắn nào, hãy trình bày một kế hoạch chi tiết trong đề xuất của bạn. Trong đó phác thảo các bước mà khách hàng cần làm để hưởng lợi từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Phân chia quá trình thành các giai đoạn có thể quản lý và giải thích rõ ràng từng bước, làm nổi bật kết quả và lợi ích của từng giai đoạn. Điều này sẽ giúp khách hàng hiểu cách giải pháp của bạn sẽ giải quyết nhu cầu cụ thể của họ và thúc đẩy họ ký vào đề xuất.
Giải quyết các mối quan tâm tiềm năng một cách chủ động
Khách hàng thường có câu hỏi hoặc quan tâm khi xem xét một đề xuất bán hàng. Dự đoán những rào cản tiềm năng này và giải quyết chúng một cách chủ động trong tài liệu của bạn. Xác định những phản đối hoặc nghi ngờ chung mà khách hàng có thể có và đưa ra những câu trả lời rõ ràng, ngắn gọn giúp giảm bớt sự lo lắng của họ. Bằng cách đó, bạn xây dựng lòng tin và uy tín với khách hàng, làm tăng khả năng họ tiến lên với đề xuất.
Bảng: Các mối quan tâm chung của khách hàng và cách giải quyết chúng
- Thiếu sự rõ ràng về quá trình thực hiện: Vẽ một kế hoạch từng bước với các hướng dẫn rõ ràng
- Hạn chế ngân sách: Làm nổi bật tính hiệu quả về chi phí và giá trị lâu dài của giải pháp của bạn
- Vấn đề tích hợp với các hệ thống hiện có: Trình bày các ví dụ tích hợp thành công và nhấn mạnh khả năng tương thích
- Sự quan tâm về hiệu suất và độ tin cậy: Đo lường hiệu suất hiện tại, số liệu thống kê thời gian hoạt động, và lời chứng thực của khách hàng
- Sự lo ngại về an ninh dữ liệu: Chi tiết các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và chứng nhận tuân thủ
Thiếu cá nhân hoá trong bản đề xuất bán hàng
Một lý do chính tại sao các đề xuất bán hàng thường không hấp dẫn với khách hàng là do thiếu cá nhân hoá. Các đề xuất chung, phù hợp với tất cả mọi kích cỡ tạo ấn tượng rằng bạn đã không dành thời gian để hiểu nhu cầu và thách thức riêng biệt của từng khách hàng.
Thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về khách hàng
Trước khi soạn thảo đề xuất của bạn, hãy dành thời gian nghiên cứu công việc kinh doanh của khách hàng. Có được sự hiểu biết sâu sắc về ngành công nghiệp, đối thủ cạnh tranh, điểm đau đớn và mục tiêu của họ. Thông tin này sẽ giúp bạn tùy chỉnh đề xuất của mình để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ, định vị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn như là giải pháp lý tưởng.
Tùy chỉnh nội dung đề xuất của bạn
Sử dụng những hiểu biết thu thập được từ nghiên cứu của bạn để tạo ra nội dung nhấn mạnh vào những thách thức và mục tiêu của khách hàng. Chứng minh sản phẩm của bạn phù hợp với mục tiêu của họ và minh hoạ cách khách hàng tương tự đã đạt được thành công bằng cách sử dụng giải pháp của bạn. Càng cá nhân hoá và có liên quan đến đề xuất của bạn, khách hàng sẽ càng thấy giá trị mà nó cung cấp và buộc phải ký nó.
Tạo một bản tóm tắt điều hành hấp dẫn
Bản tóm tắt điều hành là phần đầu tiên trong đề xuất của bạn mà khách hàng sẽ đọc. Hãy tận dụng cơ hội này để thu hút sự chú ý của họ và tạo ra sự quan tâm. Tóm tắt các điểm chính của đề xuất của bạn, làm nổi bật những lợi ích và kết quả mà khách hàng có thể mong đợi. Làm cho nó ngắn gọn, hấp dẫn và phù hợp với mục tiêu và thách thức của khách hàng.
Các yếu tố chính để bao gồm trong bản tóm tắt điều hành hấp dẫn
- Giới thiệu ngắn gọn về công ty của bạn và làm nổi bật chuyên môn của bạn
- Nêu rõ điểm đau và mục tiêu của khách hàng
- Tóm tắt giải pháp được đề xuất của bạn và những lợi ích độc đáo của nó
- Cung cấp một cái nhìn tổng quan cấp cao về quá trình thực hiện
- Tóm tắt kết quả dự kiến và giá trị mà khách hàng sẽ nhận được
Quá nhiều thông tin trong bản đề xuất bán hàng
Một lý do khác khiến khách hàng từ chối một đề xuất bán hàng là do nó đưa ra cho họ ngập tràn thông tin. Quá nhiều văn bản, thuật ngữ kỹ thuật, hoặc chi tiết không liên quan có thể làm cho đề xuất khó tiếp nhận và khó hiểu.
Giữ nó ngắn gọn và rõ ràng
Khi tạo ra đề xuất của bạn, hãy nhắm đến sự rõ ràng và ngắn gọn. Cắt các chi tiết không cần thiết và tập trung vào những thông tin quan trọng mà khách hàng cần để đưa ra quyết định sáng suốt. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp trừ khi cần thiết. Chia văn bản thành các đoạn văn nhỏ hơn hoặc các điểm mấu chốt để cải thiện khả năng đọc.
Dùng hình ảnh để nâng cao sự hiểu biết
Kết hợp các yếu tố hình ảnh, chẳng hạn như biểu đồ, biểu đồ và hình ảnh để làm cho đề xuất của bạn hấp dẫn và dễ hiểu hơn. Hình ảnh có thể giúp truyền đạt các khái niệm phức tạp hoặc dữ liệu đơn giản. Ví dụ, sử dụng đồ họa thông tin để trình bày kết quả khảo sát hoặc hình dung tác động tiềm năng của giải pháp của bạn. Điều này sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng cường sức hấp dẫn cho tổng thể đề xuất của bạn.
Bao gồm các tài liệu hỗ trợ một cách chiến lược
Đôi khi, các tài liệu hỗ trợ bổ sung có thể cung cấp bối cảnh và bằng chứng có giá trị để củng cố đề xuất của bạn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận về việc áp đảo khách hàng với một số lượng quá lớn các phần đính kèm. Thay vào đó, chiến lược chọn các tài liệu hỗ trợ có liên quan và có tác động nhất. Hãy xem xét bao gồm các nghiên cứu trường hợp, giấy trắng, hoặc biểu đồ so sánh để hỗ trợ các tuyên bố của bạn và thêm uy tín cho đề xuất của bạn.
Bảng tài liệu hỗ trợ được đề nghị:
- Nghiên cứu trường hợp: Mô tả việc thực hiện thành công và kết quả
- Giấy trắng: Cung cấp phân tích chuyên sâu và hiểu biết công nghiệp
- Biểu đồ so sánh: Làm nổi bật sự khác biệt chính giữa giải pháp của bạn và các đối thủ cạnh tranh
- Demo sản phẩm/video: Hiển thị các tính năng và lợi ích của sản phẩm
- Bằng chứng: Chứng minh sự hài lòng của khách hàng và phản hồi tích cực
Thiếu sự theo dõi kịp thời trong bản đề xuất bán hàng
Cuối cùng, một trong những lý do phổ biến nhất tại sao các đề xuất bán hàng không được trả lời là thiếu sự theo dõi kịp thời. Khách hàng có thể đơn giản quên về đề xuất hoặc bận rộn với các ưu tiên khác, khiến nó trượt qua trâm trí họ.
Thực hiện thông báo tự động
Tích hợp một hệ thống thông báo tự động vào dòng công việc đề xuất của bạn. Điều này đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng đều nhận được nhắc nhở ở các giai đoạn khác nhau của quá trình đề xuất. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thông báo để cảnh báo bạn khi khách hàng mở đề xuất, khi họ dành thời gian quan trọng để xem xét nó, hoặc khi đề xuất đã được theo dõi.
Tùy chỉnh thông tin liên lạc
Khi theo dõi khách hàng, hãy chắc chắn để cá nhân hoá thông tin liên lạc của bạn. Hãy thể hiện sự quan tâm thực sự và nhắc nhở họ về giá trị mà họ có thể đạt được bằng cách ký vào đề xuất. Tùy chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nhu cầu cụ thể của họ và cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung hoặc làm rõ nếu họ cần. Bằng cách thể hiện sự cam kết và khả năng đáp ứng của bạn, bạn sẽ tăng cơ hội kết thúc thỏa thuận.
Cung cấp nhiều kênh truyền thông
Không phải tất cả khách hàng đều thích cùng một phương pháp giao tiếp. Một số người có thể thích email, trong khi những người khác thích một cuộc gọi điện thoại hoặc một cuộc họp trực tiếp. Cung cấp nhiều kênh thông qua đó khách hàng có thể liên lạc với bạn và thảo luận bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm của họ liên quan đến đề xuất. Sự linh hoạt này cho thấy rằng bạn chú ý đến nhu cầu của họ và sẵn sàng thích nghi phù hợp với sở thích của họ.
Tóm lại, có một số yếu tố có thể cản trở khách hàng ký vào đề xuất bán hàng của bạn. Điều quan trọng là phải giải quyết những vấn đề này một cách chủ động để cải thiện hiệu quả của đề xuất của bạn. Như vậy bạn mới có thể tăng cơ hội kết thúc thỏa thuận. Hãy nhớ rằng, chìa khóa là liên tục học hỏi từ phản hồi của khách hàng, tinh chỉnh các đề xuất của bạn, và thích nghi với nhu cầu phát triển của họ.
